首先要取得退税资格，按照财政部公告2019年第91号的规定，凡符合适用该政策研发机构条件的应向主管税务局申报登记，并报送相关证照资料；其次按2018年前执行该项政策工作惯例，申请退税的单位应为增值税一般纳税人，如先前为小规模纳税人的机构应转登记为一般纳税人；再次在采购符合退税政策的设备时，对采购合同、价款支付、结算发票，设备利用的情况，最好有明显记录或单独资料备查以便核实；最后再向主管税务局申请退税按要求报送电子文档，同时要做好纸质资料的存档备案，必要时保留影像资料。